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寫一份好的待辦清單,提高你的工作效率

相信不少人都有寫待辦清單 (to-do-list) 的習慣,思嘉都會在辦公室寫下自己需要完成的工作,完成後就在旁打個勾,或是刪去該項工作。你有沒有想過,原來寫待辦清單也有學問呢?《一流工作者都在用的待辦清單》一書中,介紹了如何寫一份好的待辦清單。首先我們看看善用待辦清單的好處。


善用待辦清單的好處


  1. 把工作分緩急優次,讓你有系統地先處理緊急任務,再慢慢處理較不緊急的工作,不至於手忙腳亂。

  2. 專注於價值高的任務,以及能幫助你實現目標的活動,這樣可以幫助你提高工作效率。

  3. 下班前把工作上或生活上的所有待辦事項都寫下來,可以放下這些事項,安心讓腦袋休息,減輕你的壓力。

  4. 幫助你在限期前完成任務,消除你因為工作落後而產生的沮喪感和內疚感。

  5. 專注在那些能讓你達成目標的事情,讓你每天都有成就感。


如何打造完美的待辦清單?


1. 分開當前任務和未來任務

使用兩個清單,其中一個是「當前任務清單」,這個清單上的事項必須在當天完成。另外一個是「未來任務清單」,寫下未來要完成的事項,未必是當前需處理的,但每天結束前要拿出來看看,在建立第二天待辦清單時參考一下。


這樣你就不用不斷加入新事項到清單上,令你感到壓力和沮喪。


2. 根據預期成果定義任務

在每項任務旁寫下目標和期望的結果,就會更覺得有必要完成。因為這些目標對你很重要,就更有動力去完成,而不是繼續放在待辦事項清單上。


例如完成某課程,原因是為考取專業執照,由於考取執照對事業發展很重要,你就一定會花時間上課。


3. 把專案拆解成多項單獨的任務

手頭上有一件大型任務,一開始未有頭緒從哪裡開始做起,這樣我們很容易沒有心情開始做,把任務放在一旁,拖延下去。解決方法是把一件大型任務拆解成多項小型任務,一些更容易處理的小任務。


例如寫報告可分為:搜集資料、整理資料、寫報告、校對報告。


與其預留10小時寫一份報告,不如預留1小時搜集資料,1小時整理資料,7小時寫報告,1小時校對報告。這樣更容易專注,更容易完成整件大型任務。


4. 為每項任務設定限期

在每項任務旁加上限期,指引你知道應該先做哪項任務。作者指設定限期時,有幾點要注意:


  • 日期不一定精準至指定某一天,可以是某個時期,例如八月中。

  • 所定限期一定要能實現。不可能實現的日期只會加重你的壓力和挫敗感。

  • 為每個限期提出一個理由,而不是任意挑選一個日期。例如4月底前要換家中冷氣機,因為換冷氣機期間不能享用冷氣,夏天才換就很熱了,所以要趕及在夏天前更換。想到這個理由,就不會拖延了。

  • 給自己少於你認為需要的時間,可提高效率和生產力。


5. 只把最多七項任務放在待辦清單

待辦清單太長,太多任務,長期無法完成待辦清單,因此作者建議每日待辦清單上只列最多七項任務。而這七項任務是指需要至少十五分鐘才能完成的任務。十分鐘內就處理好的事項,例如回覆一個簡短電郵,就不要放在這個七項待辦清單上,而放在另一個名為「批次處理清單」,整批任務在一段工作時間內(30分鐘),專心地處理好,這樣不會分散你對重要工作的注意力。


6. 依據任務、類型或地點來管理任務

作者建議為每個大型任務、每個任務類型和每個地點,建立一個單獨的清單(此清單不同於「每日待辦清單」,並不急於一天內完成的)。


(1) 大型任務例子:


寫一本書、置業、為孩子找學校


(2) 任務類型例子:


分析型工作、創作型工作、無須動腦型工作


(3) 地點例子:


在辦公室、在家裡、在學校


以上每個例子都應該建立一張單獨的清單,就可以井然有序,亦能幫助你把合適的任務放在「每日待辦清單」。


7. 刪去清單上不必要的任務

我們應該定期檢視清單,刪去一些不必要的任務,或者與目標不相符的任務。一份精簡的清單讓你更輕鬆處理,為你減輕壓力。願望、不明確的任務、不重要的任務,以及下定決心要做的事,都應該從「總待辦清單」刪去。願望應該放在願望清單。不明確的任務指那些沒有明確理由和目標的事項,也應該刪去,以免令你的待辦清單累積太長。不重要的任務更明顯要刪去。


下定決心的事通常要改變某些習慣,例如下定決心做運動、學習外語等,這些是目標,應該單獨放在「生活目標」清單上,把這些目標當成專案,要開始進行某個目標時,為這個專案建立一個單獨的清單。


8. 估計每項任務所需時間

我們要了解每個待辦事項所需要的時間,寫在待辦事項旁,這樣你可以根據你有多少時間,而選擇處理哪項任務。估算時間時,應該先了解處理每項任務需要哪些工具、資料和其他資源,把收集這些材料的時間一併計算在內。假如你很熟悉該項任務,就按照經驗估計合理的完成時間。假如你未曾做過這項工作,建議向熟悉該工作的人詢問大約花多少時間完成。預計合理的時間很重要,過長或過短都會影響你的工作效率和情緒。


9. 寫每項任務要加上動詞

作者建議寫每項任務時要加上動詞,因為動詞能明確告訴我們要做甚麼。選擇動詞時要準確和具體,例如聯繫某某同事中的「聯繫」一詞並不具體,究竟用哪種方法聯繫?打電話?寫電郵?傳送WhatsApp訊息?應該寫清楚準確的聯繫方式。準確和具體的動詞能激勵我們採取實際行動,更快完成任務。


10. 留意哪些任務需要其他資料

有些任務可能需要等待別人提供資料,我們才可以完成任務,例如寫報告時需要其他同事提供某些數據。作者建議在每項待辦事項旁,寫上需要等待的資訊類型和格式(電郵、電話、報告等),以及預計對方交付的日期。假如在交付日期還未收到對方的資料,就要提醒對方。


作者提供了具體的方式去寫一份好的待辦清單,幫助我們有效率和準時完成工作。希望這篇文章對大家有幫助!

一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式

To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work!

作者: 戴蒙.札哈里斯

譯者: 劉奕吟

出版社:樂金文化

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