• 思嘉

規劃一天行程,提升工作效率

相信不少人會把自己當天要做的事情,要去的地方,與人會面的時間地點,都記在行事曆上。

思嘉也會把要做的事記在自己的Google Calendar,這個網上行事曆好處是可以調較提示訊息,這樣就不怕忘記了。但思嘉沒有想過,原來現在出來社會工作後,也需要像學生時代那樣,為自己定好每天的時間表,《有錢人都在用的人生時薪思考》的作者介紹了七個規則,去規劃我們一天的行程。


1. 主導安排會面時間

當我們需要約別人會面或會議時,不要只問對方甚麼時候方便,應該根據自己的行事曆,主動向對方提出三個選項,例如9月2日下午1至3時。

這樣,不但能安排到方便自己的時間,給對方選擇,還可以讓對方感覺到受尊重。


2. 確保每天睡七個小時

睡眠不足(即只睡六小時以下),大腦的活動狀態會降低,專注力也會下降。

長期睡眠不足,與熬夜的狀況相差不遠。


作者提出以下三個方法,幫助我們確保每天能睡七個小時:

① 平日或假日都在固定時間起牀和睡覺。

② 假日早上也要為當日安排行程,維持穩定生活作息。

③ 從一大早就曬太陽和淋浴,陽光能幫助我們重新調整生理時鐘,而淋浴讓身體變暖,促進代謝,頭腦較清醒。


3. 決定上下班時間

我們應該設定自己心中理想下班時間。


如果覺得做不完就加班完成,就會拖延,不可能提升效率。


如果當天工作很多,而自己不想加班,就會設法提高效率,在設定的時間前完成。


作者建議了三個方法,養成設定在設定時間內完成工作:

① 在平日晚上安排行程(那麼你一定不能加班了)

② 事先告知主管和同事(例如每星期一晚7時要上課進修,如不允許,就要好好考慮這家公司是否值得待下去了)

③ 住在交通方便的地方(縮短上下班通勤時間,一來不會那麼疲倦,二來可以爭取多些時間做鍛鍊心、技、體的活動,如做運動、上課進修、閱讀等)


4. 以45分鐘為單位管理行程

人的專注力大約45分鐘。當專注力無法持續時,應該切換其他工作。

我們要把預定時間和實際花費時間之間的差距記錄下來,看看自己會否在工作時做其他事情,消耗了時間。


5. 把時間分成三種類型來管理

作者提議把時間分成三類(知識性工作、合作性工作、例行性工作)。



6. 有策略地運用午餐時間

利用午餐時間做不同事情,如

①獨立思考

②活力午睡(午餐後小睡15-20分鐘),提升注意力和效率


7. 每天安排15分鐘的內省時間

① 想像未來的內省


② 凝視現在的內省

→把心中所想都寫下來,能提升身心狀態


③ 回顧過去的內省

→反思→探究當天發生事情的意義,重新檢視自己,客觀地回顧自己,不易帶有負面想法

→幫助自己覺察今天的自己比昨天的自己成長了→令自己更有自信→有助創造未來


思嘉有感

思嘉認為作者的建議很值得參考,尤其是第5點,把時間分成知識性工作、合作性工作和例行性工作,按照個人的精神狀態和專注程度去劃分工作日程,可以提升效率。


有些作者的建議,思嘉也有實行呢!


例如活力午睡,思嘉上班日子大多會帶便當,飯後會小睡15-20分鐘,就有精神應付下午的工作了。


思嘉在假日也有固定的起牀和睡眠時間,這是為了在早上兒子還未起牀時,爭取時間做自己的事情呢!


《有錢人都在用的人生時薪思考》的作者還提出了「年計畫訂定法」,

以及其他「時間規劃術」,也很值得我們參考呢!


《有錢人都在用的人生時薪思考》

作者: 田路和也

譯者: 周若珍

出版社:采實文化

連結:https://www.books.com.tw/products/0010808921


 

我們的行程表,應該預留進修的時間,思嘉向大家推介兩個不錯的網上學習平台:

Udemy:Udemy有10萬門課程,提供不同範疇的課程,包括商業和企業家、學術、藝術、健康和健身、語言、音樂和技術。大多數課程都是實用科目,如 Excel 軟件或 iPhone 相機應用等。

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Hahow好學校:這是台灣的網上教學平台,宗旨是學那些學校不會教的事,有不同專業人士開課,教授不同範疇的課程,如職場技能、投資理財、行銷、語言、攝影等,每個已開課的課程有其中一兩課可供試看,看過有興趣才付費購買。

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