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電子收納Work From Home小竅門

近來台灣因疫情關係,

改為在家工作。

思嘉在臉書看到一認證專業整理師的直播分享會,

當中內容很值得大家參考,

所以想跟大家分享。


這場分享會分為三部分:

在家工作、電子收納和實體相片整理


1. 建立在家工作區域小竅門


適合的工作地方

書桌或飯桌

可放電腦和其他文件

桌下要有足夠空間讓雙腳放平,桌下沒有雜物


有些人會在梳化或牀上工作,

這不太適當,

會令工作姿勢不好。


工作前要注意的事情


  • 留意光線是否足夠。

  • 先把工作桌面收拾整齊,因為環境會影響情緒。

  • 如果使用飯桌工作,建議用一個工作收納盒,把工作需要的用品放在一起,例如電腦、滑鼠、文具、文件等。工作時就不用四處找自己要的東西,也不會把工作和私人物品混亂起來。

  • 跟家人說明在家工作時間,如不說明清楚,家人以為你在家就要做家務,會打擾你專心工作。


工作儀式


在家工作很容易把工作和私人時間變得模糊,

因此可以在工作前做一些儀式,

例如抹桌子,

表示自己開展一天的工作。


到了下班時間,

也可做一些儀式,

例如收拾用品、洗澡,

表示自己已經下班了。


2. 電子收納


電子物品

文件、電郵、照片、影片、網頁連結、社交平台、

應用程式、電郵地址、密碼、

USB隨身碟、記憶卡等


電子雜物

  • 沒有指定位置的物品

  • 沒有管理的物品

  • 很難找回的物品

  • 令自己添加壓力或不知所措的物品(如垃圾郵件、同一份文件的不同版本)


整理流程

  1. 分類

  2. 歸檔

  3. 備份


資訊分類

  • 行動(例如電費單的行動就是付費)

  • 參考(例如孩子學校通告)

  • 資訊性

  • 閱覽

  • 垃圾


歸檔

建立便於搜索的檔案名稱

  • 項目名稱

  • 文件名稱

  • 日期


備份選項

  • 雲端備份

  • USB隨身碟

  • 外置硬碟盒(external hard disk)


建議把同一個檔案分別在不同地方備份三次,

備份在上述三個選項。


3. 實體相片整理


ABCS

A: Album(精挑細選放進相簿,不要每一張相片都放進相簿,不然很佔空間)

B: Box(建議用膠鞋盒儲存相片,易收藏,節省空間,但要放置防潮劑)

C: Can(即垃圾筒,把質素差和重複的相片斷捨離)

D: Scan(把實體相片掃描至電腦)


總結:

如果保持高效率?

定期檢視


《電子收納Work From Home》

日期:2020年12月29日

主辦機構:香港青年協會、好治癒 Whole Wellness

講員:認證專業整理師阿橙

分享會連結:https://fb.watch/3OOUCzptkV/

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